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KI-Automatisierung, die deinem Team Arbeit abnimmt
Angebote vorbereiten, Rechnungsdaten zusammenführen, E-Mails zuordnen. Wir bringen wiederkehrende Abläufe in Betrieb, mit messbarer Entlastung und klaren Freigaben.
KI-Automatisierung haben wir erfolgreich in Produktion gebracht: Ein KI-Agent erstellt Angebots-PDFs in unter 60 Sekunden und legt sie im CRM ab. Ein Mensch prüft und gibt sie frei. Zusammen mit weiteren MCP-Workflows spart das rund 100 Stunden manuelle Arbeit pro Monat in Vertrieb und Administration.
Vom Angebotsentwurf zum freigegebenen Dokument
Der Angebotsprozess, den wir automatisiert haben, verbindet KI mit bestehenden Systemen und einer verbindlichen menschlichen Prüfung. Seit 2025 läuft er produktiv über MCP: Ein Agent erstellt Projektspezifikationen, vergleicht frühere Angebote, schätzt den Aufwand und erzeugt das PDF. Der Vertrieb prüft Inhalt, Kalkulation und Zusagen vor der Freigabe.
Weitere Workflows, die wir in Produktion gebracht haben, bereiten Rechnungen vor oder beantworten im Support der Jobplattform Just Jobs wiederkehrende Fragen. Diese Erfahrung bringen wir in dein Projekt ein. Ahoi Kapptn! verbindet 13+ Jahre Lieferverantwortung mit 20+ Menschen im Team. Philipp Jahoda, CTO und Co-Founder, verantwortet die KI-Systeme, die wir für Kunden in Produktion bringen.
Welche Prozesse lassen sich automatisieren?
Wiederkehrende Abläufe mit klaren Eingaben, prüfbaren Ergebnissen und zuständigen Personen eignen sich für einen ersten Workflow.
Angebotserstellung
Ein Agent kann aus einer Anfrage einen Angebotsentwurf erstellen und Vergleichsangebote heranziehen. Dein Vertrieb prüft Aufwand, Preis und Leistungsumfang vor dem Versand.
Rechnungsvorbereitung
Ein Workflow kann Auftragsdaten und Zahlungsbedingungen zusammenführen und einen Rechnungsentwurf vorbereiten. Die Finanzabteilung kontrolliert die Angaben und gibt den nächsten Schritt frei.
E-Mail-Triage
KI kann eingehende Nachrichten nach Anliegen sortieren, Informationen extrahieren und zuständigen Personen zuordnen. Unklare Fälle gehen zur manuellen Prüfung, Antwortentwürfe bleiben kontrollierbar.
Dokumentenprüfung
KI kann Pflichtangaben, fehlende Unterlagen oder Abweichungen markieren und die Fundstellen mitliefern. Fachlich oder rechtlich relevante Entscheidungen trifft die zuständige Person.
CRM-Pflege
Ein Workflow kann Gesprächsnotizen strukturieren und Aktualisierungen für Kontakte, Projektstatus oder nächste Schritte vorbereiten. Änderungen erfolgen nach definierten Regeln und mit nachvollziehbarer Herkunft.
Lieferanten-Mails
Ein Workflow kann Lieferanten-Mails auswerten, Verzug erkennen und die zuständige Person informieren. Dein Einkauf entscheidet, wie es weitergeht.
Wann sich KI-Automatisierung rechnet
Ein Prozess lohnt sich, wenn die nutzbare Zeitersparnis die Entwicklungs- und laufenden Betriebskosten rechtfertigt. Wir erheben dafür Fallzahl, Bearbeitungszeit und internen Stundensatz. Die verbleibende Zeit für Prüfung, Korrekturen und Ausnahmefälle ziehen wir von der möglichen Ersparnis ab.
Monatlicher Zeitwert = netto eingesparte Stunden × interner Stundensatz. Diesem Wert stellen wir die einmaligen Kosten für Discovery und Entwicklung sowie laufende Kosten für Hosting, Modelle, Lizenzen, Wartung und Betreuung gegenüber. Aus dem monatlichen Überschuss lässt sich die erwartete Amortisationsdauer ableiten.
Die rund 100 eingesparten Stunden pro Monat aus dem Angebots-Workflow, den wir gebaut haben, sind ein Praxisbeleg, keine Prognose für dein Unternehmen. Freie Kapazität ist außerdem erst dann eine finanzielle Einsparung, wenn du sie entsprechend nutzen kannst. Im Betrieb vergleichen wir die Rechnung mit tatsächlichen Bearbeitungszeiten und Korrekturaufwand.
n8n, Make, eigener Code oder MCP?
Wir wählen das Werkzeug nach Schnittstellen, Prozesslogik und Betriebsanforderungen. Workflow Automatisierung braucht nicht in jedem Schritt KI: Feste Regeln bleiben feste Regeln, Sprachmodelle helfen bei unstrukturierten Texten und Dokumenten.
n8n für Workflows mit eigener Betriebsumgebung
n8n bietet Cloud und Self-Hosting. Wir prüfen es, wenn du Abläufe zwischen Systemen orchestrieren und die Betriebsumgebung selbst bestimmen möchtest. Eine n8n Agentur sollte dabei auch Wartung, Fehlerbehandlung und Zuständigkeiten erklären können.
Make für Abläufe zwischen passenden Apps
Make verbindet Apps über Szenarien und Module. Wir prüfen es, wenn die vorhandenen Anbindungen deinen Prozess abdecken und ein verwalteter Dienst zu deinen Daten- und Betriebsanforderungen passt.
Eigener Code für individuelle Anforderungen
Eigener Code kommt infrage, wenn spezielle Schnittstellen, komplexe Geschäftsregeln oder Anforderungen an Leistung und Tests über einen visuellen Workflow hinausgehen. Auch einzelne Schritte lassen sich so gezielt ergänzen.
MCP für den Werkzeugzugriff von Agenten
MCP standardisiert den Austausch mit Datenquellen und Werkzeugen. Wir nutzen es, wenn ein Agent Unternehmenssysteme über definierte Schnittstellen bedienen soll. Berechtigungen, Freigaben und Protokollierung planen wir zusätzlich.
Freigaben und Protokolle gehören zum Prozess
Prozessautomatisierung mit KI braucht klare Grenzen: Wer darf Daten lesen, Änderungen auslösen und Ergebnisse freigeben? Wir legen Rollen und Rechte sowie menschliche Prüfschritte gemeinsam mit deinem Fachbereich fest. Angebote, Rechnungsentwürfe und sensible Änderungen bekommen definierte Freigaben.
Audit-Logs machen Aufrufe, Änderungen, Fehler und Freigaben nachvollziehbar. Bei unklaren Ergebnissen oder ausgefallenen Schnittstellen muss der Workflow anhalten oder an eine zuständige Person übergeben. Verantwortliche für Überwachung und Fehlerbehebung stehen vor dem Start fest.
EU-Hosting oder On-Premise sind mögliche Betriebsformen. Wir berücksichtigen DSGVO und EU AI Act bei der Planung und klären Datenwege und Zugriffe. Unsere ISO-27001-Zertifizierung ist in den finalen Zügen.
So startest du mit einem überschaubaren Prozess
Der Einstieg ist ein kostenloses, unverbindliches Erstgespräch über einen konkreten Ablauf. Du bringst Beispieldokumente, beteiligte Systeme und den heutigen Zeitaufwand mit. Wenn die Priorität noch offen ist, unterstützt dich unsere KI-Beratung.
Danach liefert eine kompakte Discovery zum Fixpreis einen belastbaren Plan für Umfang, Zeit und Budget. Wir definieren Ergebnis, Freigaben und Messgrößen vor der Entwicklung. Die Umsetzung erfolgt als monatliches Team-Kontingent, damit du die Monatskosten vorab kennst.
Ein festes, erfahrenes Team begleitet Entwicklung und Betrieb. Fördermöglichkeiten kannst du über unsere Seite zur KI-Förderung in Österreich in deine Planung einbeziehen.
Was braucht dein Prozess zusätzlich?
Agenten, Systemintegration und die übergreifende KI-Planung ergänzen den Workflow je nach Aufgabe.
KI-Agenten entwickeln
Wenn ein Prozess Informationen einordnen und passende Werkzeuge auswählen muss, prüfen wir den Einsatz eines Agenten.
Systeme verbinden
Ein Middleware-Layer verbindet bestehende Anwendungen über definierte Schnittstellen und bündelt Integrationslogik.
KI im Unternehmen
Ordne deinen Workflow in die gesamte KI-Planung ein und finde passende Leistungen für weitere Aufgaben.
So sieht Automatisierung im Alltag aus
Agenten und Workflows, die wir in Produktion gebracht haben, mit klaren Freigaben für Menschen.
Verwandte Leistungen
Häufige Fragen zur Automatisierung
Die Kosten hängen von Schnittstellen, Prozessumfang und Freigabeanforderungen ab. Nach dem kostenlosen Erstgespräch planen wir eine kompakte Discovery zum Fixpreis. Sie liefert Umfang, Zeit und Budget; die Entwicklung rechnen wir als monatliches Team-Kontingent ab. Laufende Betriebs- und Modellkosten fließen in die Wirtschaftlichkeitsrechnung ein.
Der Zeitplan hängt von Datenzugang, Integrationen und notwendigen Prüfungen ab. In der Discovery legen wir den Umfang und einen belastbaren Ablauf fest. Ein klar begrenzter erster Prozess hält die Umsetzung überschaubar.
Wir planen Datenwege, Rollen, Zugriffsrechte und Protokollierung passend zu deinem Prozess. EU-Hosting oder On-Premise kommen je nach Anforderungen infrage. DSGVO und EU AI Act berücksichtigen wir in der Planung; die Betriebsform allein ersetzt keine Prüfung des konkreten Einsatzes.
Wir begleiten Projekte bis in den Betrieb mit einem festen, erfahrenen Team. Vor dem Start vereinbaren wir, wer Hosting, Überwachung, Updates und Fehlerbehebung übernimmt. Zuständigkeiten deines Teams und unsere Aufgaben werden dabei konkret festgelegt.
Prüfschritte richten sich nach Aufgabe und Risiko. Beim Angebots-Agenten, den wir gebaut haben, prüft der Vertrieb das Ergebnis und gibt es frei. Für deinen Workflow definieren wir, welche Schritte regelbasiert laufen und wann ein Mensch entscheiden muss.
Der erste Schritt ist ein kostenloses, unverbindliches Gespräch über deinen Prozess und die beteiligten Systeme. Ahoi Kapptn! hat Standorte in Linz und Wien. Für einen Start remote stimmen wir Gespräch und Zusammenarbeit mit dir ab.